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Saber como organizar uma lista de tarefas pode soar como ineficiente e parecer perda de tempo. Ledo engano! Isso porque essa prática configura um dos melhores métodos para quem deseja dar um boost na produtividade, tornar sua rotina mais harmônica e ter aquela gostosa sensação de “dever cumprido”.
Para você encostar a cabeça no travesseiro, dormir como um anjo e não ficar “matutando” sobre o que fez, o que não fez e o que deveria ter feito, separamos algumas dicas especiais e práticas sobre o tema.
Siga lendo e, no final, saiba como organizar uma lista de tarefas e respirar aliviado no fim do dia!
Como organizar uma lista de tarefas? 6 dicas essenciais
Saiba, agora, como organizar uma lista de tarefas de forma fácil e inteligente.
Registre tudo o que precisa ser feito
Para não ficar pensando nas tarefas a cumprir do dia seguinte e ter o descanso merecido do fim do dia, criar uma lista no fim do expediente é uma boa sugestão.
Um dos motivos para isso é que colocar no papel dá clareza às ideias e funciona como um guia. No entanto, não é recomendável nem que você demore muito para criar uma, nem produzi-la em um dia em que esteja muito cansado. Isso porque o estresse gerado pode fazer com que você se esqueça de acrescentar algum compromisso importante.
Se, no fim do dia, você se sentir disposto o suficiente, coloque no papel (ou em uma planilha ou ferramenta) tudo o que precisa fazer.
Quando dizemos tudo, é tudo mesmo. Isso inclui até uma mensagem de feliz aniversário no Facebook para um amigo, por exemplo.
Leia também: Afinal, como se tornar um empreendedor produtivo ?
Separe as obrigações simples das mais complexas
Defina uma prioridade para suas tarefas, colocando uma escala de 0 a 10 ao lado de cada uma delas, sendo 0 a mais fácil e 10 a mais difícil.
Essa prática é importante porque ajudará você a resolver as questões mais complexas primeiro.
Muita gente acha que iniciar pelas mais fáceis é estimulante, visto que a sensação de ticar o dever cumprido é boa, pois libera dopamina.
Porém, estudos relatados no livro livro “Sex Sleep Eat Drink Dream: A Day in the Life of Your Body” mostram que o cérebro humano está mais alerta de 2 a 4 horas logo depois que acordamos. Nesse período, ele libera hormônios que nos ajudam a resolver problemas com mais facilidade e a nos focar em trabalhos com mais detalhes.
Além disso, segundo Maryam Kouchaki, especialista sobre o tema e professora da Kellogg School of Management at Northwestern University, o hábito de escolher as tarefas mais fáceis pode impactar negativamente na produtividade a longo prazo.
Tenha senso de urgência
Estabelecer prioridades também é uma das melhores formas de saber como organizar uma lista de tarefas de forma inteligente. Afinal, o grau de urgência de um dever e outro varia muito.
Sendo assim, elenque as entregas em que os prazos estejam expirando e coloque as outras em segundo, terceiro, quarto plano…
Aqui também é crucial ser flexível. Isto é, no caso de surgir uma tarefa urgente e importante de última hora, a resolva e postergue outra.
Pegue leve
Quanto tempo você passa no trabalho? Pois é, talvez ele não seja suficiente para que você realize tudo o que deseja.
Porém, isso não significa que você deva se sentir improdutivo ou ineficiente. Para começar, cada um tem seu ritmo. Além disso, pessoas mais perfeccionistas e detalhistas tendem a demorar mais.
Sendo assim, não coloque muita pressão sobre si mesmo. Caso a pressão venha “de cima”, converse com seu superior e explique que para seu trabalho ser impecável como ele deseja, você precisa de mais tempo.
Risque o que já foi feito e faça ajustes
Riscar as tarefas conforme elas forem sendo concluídas irá motivá-lo. Dessa forma, não se esqueça de fazer isso!
Caso surja alguma atividade nova e urgente, ajuste sua lista e mude a prioridade. Afinal, o dia a dia não é engessado e é cheio de imprevistos.
Sem falar que uma tarefa pode exigir a resposta de outra colega, que pode chegar em outro momento.
Aproveite e confira:
Prepare a lista do dia seguinte e desconecte
Assim que terminar o seu expediente, estude quais tarefas conseguiu concluir. As que não tiver conseguido, você transfere para a sua lista do dia seguinte.
Nela, coloque outras atividades e repita os processos anteriores de prioridade e também de se dedicar às mais complexas no começo do dia.
Depois, é importante desconectar para descansar tanto o corpo como o cérebro.
Estabeleça um horário máximo para atender o celular e para ver e-mails. Ser produtivo não é trabalhar o tempo todo, é trabalhar de forma inteligente e priorizar sua saúde.
Como organizar uma lista de tarefas com apps
Adotar uma ferramenta que o ajude a organizar suas obrigações também configura uma ótima sugestão. Afinal, elas facilitam o dia a dia e economizam o tempo que você levaria para escrever em um papel, uma vez que elas registram tudo automaticamente.
Há no mercado diferentes versões de ferramentas, como é o caso do Trello, um ótimo app para organização de tarefas.
O Trello permite que você gerencie todas suas atividades por meio de quadros. Nesses quadros, você pode incluir cards (que são as tarefas) e dividi-los com seu time.
Além disso, nela você pode adicionar sua lista, colocar etiquetas coloridas para definir prioridades e marcar subtarefas.
A Trakto também pode ajudar na organização de tarefas. Isso porque a plataforma foi projetada para simplificar o dia a dia e otimizar o tempo daqueles que não querem usar softwares difíceis de edição e, ao mesmo tempo, desejam ter imagens de qualidade.
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