Como organizar uma lista de tarefas? Dicas para deixar sua rotina + leve

Saber como organizar uma lista de tarefas pode soar como ineficiente e parecer perda de tempo. Ledo engano! Isso porque essa prática configura um dos melhores métodos para quem deseja dar um boost na produtividade, tornar sua rotina mais harmônica e ter aquela gostosa sensação de “dever cumprido”. 

Para você encostar a cabeça no travesseiro, dormir como um anjo e não ficar “matutando” sobre o que fez, o que não fez e o que deveria ter feito, separamos algumas dicas especiais e práticas sobre o tema. 

Siga lendo e, no final, saiba como organizar uma lista de tarefas e respirar aliviado no fim do dia!

Como organizar uma lista de tarefas? 6 dicas essenciais 

Saiba, agora, como organizar uma lista de tarefas de forma fácil e inteligente. 

Registre tudo o que precisa ser feito 

Para não ficar pensando nas tarefas a cumprir do dia seguinte e ter o descanso merecido do fim do dia, criar uma lista no fim do expediente é uma boa sugestão. 

Um dos motivos para isso é que colocar no papel dá clareza às ideias e funciona como um guia. No entanto, não é recomendável nem que você demore muito para criar uma, nem produzi-la em um dia em que esteja muito cansado. Isso porque o estresse gerado pode fazer com que você se esqueça de acrescentar algum compromisso importante. 

Se, no fim do dia, você se sentir disposto o suficiente, coloque no papel (ou em uma planilha ou ferramenta) tudo o que precisa fazer. 

Quando dizemos tudo, é tudo mesmo. Isso inclui até uma mensagem de feliz aniversário no Facebook para um amigo, por exemplo. 

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Leia também: Afinal, como se tornar um empreendedor produtivo ? 

Separe as obrigações simples das mais complexas

Defina uma prioridade para suas tarefas, colocando uma escala de 0 a 10 ao lado de cada uma delas, sendo 0 a mais fácil e 10 a mais difícil. 

Essa prática é importante porque ajudará você a resolver as questões mais complexas primeiro. 

Muita gente acha que iniciar pelas mais fáceis é estimulante, visto que a sensação de ticar o dever cumprido é boa, pois libera dopamina. 

Porém, estudos relatados no livro  livro “Sex Sleep Eat Drink Dream: A Day in the Life of Your Body” mostram que o cérebro humano está mais alerta de 2 a 4 horas logo depois que acordamos. Nesse período, ele libera hormônios que nos ajudam a resolver problemas com mais facilidade e a nos focar em trabalhos com mais detalhes. 

Além disso, segundo  Maryam Kouchaki,  especialista sobre o tema e professora da Kellogg School of Management at Northwestern University, o hábito de escolher as tarefas mais fáceis pode impactar negativamente na produtividade a longo prazo. 

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Tenha senso de urgência 

Estabelecer prioridades também é uma das melhores formas de saber como organizar uma lista de tarefas de forma inteligente. Afinal, o grau de urgência de um dever e outro varia muito. 

Sendo assim, elenque as entregas em que os prazos estejam expirando e coloque as outras em segundo, terceiro, quarto plano…

Aqui também é crucial ser flexível. Isto é, no caso de surgir uma tarefa urgente e importante de última hora, a resolva e postergue outra. 

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Pegue leve 

Quanto tempo você passa no trabalho? Pois é, talvez ele não seja suficiente para que você realize tudo o que deseja. 

Porém, isso não significa que você deva se sentir improdutivo ou ineficiente. Para começar, cada um tem seu ritmo. Além disso, pessoas mais perfeccionistas e detalhistas tendem a demorar mais. 

Sendo assim, não coloque muita pressão sobre si mesmo. Caso a pressão venha “de cima”, converse com seu superior e explique que para seu trabalho ser impecável como ele deseja, você precisa de mais tempo. 

Risque o que já foi feito e faça ajustes

Riscar as tarefas conforme elas forem sendo concluídas irá motivá-lo. Dessa forma, não se esqueça de fazer isso! 

Caso surja alguma atividade nova e urgente, ajuste sua lista e mude a prioridade. Afinal, o dia a dia não é engessado e é cheio de imprevistos. 

Sem falar que uma tarefa pode exigir a resposta de outra colega, que pode chegar em outro momento. 

Aproveite e confira:

Prepare a lista do dia seguinte e desconecte

Assim que terminar o seu expediente, estude quais tarefas conseguiu concluir. As que não tiver conseguido, você transfere para a sua lista do dia seguinte. 

Nela, coloque outras atividades e repita os processos anteriores de prioridade e também de se dedicar às mais complexas no começo do dia. 

Depois, é importante desconectar para descansar tanto o corpo como o cérebro. 

Estabeleça  um horário máximo para atender o celular e para ver e-mails. Ser produtivo não é trabalhar o tempo todo, é trabalhar de forma inteligente e priorizar sua saúde. 

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Como organizar uma lista de tarefas com apps 

Adotar uma ferramenta que o ajude a organizar suas obrigações também configura uma ótima sugestão. Afinal, elas facilitam o dia a dia e economizam o tempo que você levaria para escrever em um papel, uma vez que elas registram tudo automaticamente. 

Há no mercado diferentes versões de ferramentas, como é o caso do Trello, um ótimo app para organização de tarefas. 

O Trello permite que você gerencie todas suas atividades por meio de quadros. Nesses quadros, você pode incluir cards (que são as tarefas) e dividi-los com seu time. 

Além disso, nela você pode adicionar sua lista, colocar etiquetas coloridas para definir prioridades e marcar subtarefas. 

A Trakto também pode ajudar na organização de tarefas. Isso porque a plataforma foi projetada para simplificar o dia a dia e otimizar o tempo daqueles que não querem usar softwares difíceis de edição e, ao mesmo tempo, desejam ter imagens de qualidade. 

Para conhecer os recursos da Trakto, sugerimos que você a teste gratuitamente agora mesmo!

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